Master Data Management Damit die Migration auf SAP S/4Hana klappt

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Die Hauser GmbH hat ihre Stammdaten zwei Jahre lang auf den standortübergreifenden Einsatz von SAP S/4Hana vorbereitet. Mit Unterstützung der Simus Systems GmbH konnte das Master-Data-Management-Team einen sogenannten Golden Client aufbauen, der eine sichere Migration und die weitere Automatisierung gewährleistet.

Als Partner für individuelle Frische-Lösungen plant und produziert Hauser GmbH schlüsselfertige Kälteanlagen für den internationalen Markt. Das 1946 in Linz gegründete Familienunternehmen erwirtschaftete 2022 mit rund 1.300 Mitarbeitern in 15 Ländern einen Umsatz von 370 Millionen Euro. Die Kühlräume, Zellen, Theken und Kühlgeräte verschiedener Technologien finden sich im Lebensmittelhandel, in Gewerbebetrieben wie Molkereien und in der Industrie. Das Unternehmen betreibt mehrere Fertigungsbetriebe in Österreich und Tschechien, Vertriebszentren in Europa und einen Standort in Australien. Die Geschäfte werden mit einem ERP-System abgewickelt, dessen Wartung allerdings abgekündigt wurde. Ab diesem Jahr soll weltweit mit S/4Hana von SAP gearbeitet werden. Seit dieser Entscheidung im Jahr 2021 schreiten die Vorbereitungen der Migration voran, die Finanzbuchhaltung wurde bereits umgestellt.

Stammdaten-Bereinigung vor ERP-Migration

Bereits damals stand fest, dass die bisher dezentral und in unterschiedlicher Form und Qualität gepflegten Stammdaten vor der Migration grundlegend überprüft, ergänzt und auf neue Anforderungen der Automatisierung und Digitalisierung vorbereitet werden müssen. Die Stammdaten waren bis dahin dezentral von vielen Berechtigten gepflegt worden – schlechte Auffindbarkeit, kaum Möglichkeiten der Wiederverwendung sowie zahlreiche Dubletten waren die Folge. Hinzu kamen die Anforderungen des neuen ERP-Systems, die der Datenbestand ohnehin nicht erfüllen konnte. „Zur Unterstützung haben wir einen Stammdaten-Spezialisten mit umfangreichem SAP-Know-how gesucht“, berichtet Paul Lung, der als Teamleiter Stammdatenmanagement SAP für die Materialstamm- und Geschäftspartnerdaten verantwortlich ist.

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Unter fünf Anbietern wurde Simus Systems ausgewählt. Hauptgründe für den Zuschlag waren die gebotene Methode der individuellen, aber an Standards angelehnten Klassifizierung, die in einem Vorprojekt getestete Software Simus Classmate und die technische Möglichkeit, den fertigen Datenbestand direkt in SAP zu migrieren. „Obwohl wir viele Fallstricke unseres Vorhabens damals noch nicht kannten, wollten wir die SAP-Expertise von Simus Systems für uns erschließen“, sagt Paul Lung und ergänzt: „Im Nachhinein betrachtet war dies eine gute Entscheidung.“

Individuelle Klassifizierung anhand von Branchenstandards

Bereits in der Entscheidungsphase hatte der Systemanbieter in einem Vorprojekt die Wirksamkeit seiner Methodik und Software unter Beweis gestellt: So lassen sich mit der Software die extrahierten Daten aus beliebigen Quellen automatisch analysieren. Mittels eines zunächst neutralen Regelwerks für die Aufbereitung und Optimierung werden die Daten sortiert, angereichert und in eine SQL-Datenbank abgelegt.

Die Ergebnisse werden anschließend mit der Suchmaschine Classmate Finder gefiltert und betrachtet, um eventuelle Fehler, Dubletten oder Ungenauigkeiten aufzufinden. Anschließend müssen die aufgefundenen Datensätze nicht mehr einzeln bearbeitet werden. Stattdessen werden die Basisregelwerke kundenindividuell so angepasst, dass der nächste Optimierungslauf bessere Ergebnisse liefert.

So begann Anfang 2022 das Klassifizierungsprojekt. Eine vom Anbieter vorgegebene Standardklassifizierung wurde in Workshops und Abstimmungen mit den Fachbereichen immer weiter angepasst. Paul Lung berichtet: „Dies war ein iterativer Prozess mit Änderungen, um viele Abhängigkeiten berücksichtigen zu können. Manchmal hat der Standard sofort gepasst – manchmal mussten wir die Klassifizierung an unsere Vorgaben anpassen.“

Heute ist die individuelle Klassifizierung zu gut 99 Prozent fertig und alle Fachbereiche sind zufrieden. Paul Lung sagt: „Wir konnten viele Abhängigkeiten bereits jetzt berücksichtigen, die wir sonst später in S/4Hana hätten ändern müssen.“ Aufwendiger gestaltet sich die Definition der Sachmerkmale, die die Materialien in den Klassen beschreiben, denn viele notwendige Angaben dazu waren in den Stammdaten nicht enthalten. Zum Beispiel werden für Schrauben nicht nur Angaben wie DIN, Zylinder und Abmessungen benötigt, sondern auch Werkstoff und Oberflächenbeschaffenheit – wichtig für den Lebensmittelbereich, wo oft Edelstahlschrauben vorgeschrieben sind. „Das wissen zwar die Produktionsmitarbeiter, aber für eine automatische Lagerverwaltung reicht das nicht“, fügt Lung hinzu. Effiziente und automatisierte Prozesse im Lagerbereich gehören ebenso zu den Zielen des Unternehmens wie die Konfiguration von Produkten.

„Golden Client“ aufbauen

Inzwischen bereitet das MDM-Team zusammen mit den Fachbereichen die Daten weitgehend selbstständig auf. Dazu verfügen die Mitarbeiter in Konstruktion, Einkauf, Produktion und Produktmanagement über 50 Lizenzen von Classmate Finder mit Leserechten. „Es ist wichtig, die Leute immer wieder zu motivieren und die Vorteile gepflegter Daten zu vermitteln – der Schlüssel liegt in der Kommunikation“, meint Paul Lung. So wird die SQL-Datenbank von Simus Systems zum „Golden Client“. Ein Golden Client in SAP greift auf einen Entwicklungsserver zu, der nur über eine Konfiguration verfügt, und auf einen weiteren Server mit nur der relevanten Konfiguration. Die Daten des Golden Client werden über eine Schnittstelle immer wieder ins Testsystem von S/4Hana übertragen. Dazu bringt Simus Classmate die Transfermerkmale mit.

Wenn Daten für ein Pflichtfeld in S/4Hana nicht vorhanden sind, würde die Übertragung einfach abbrechen, ohne dass man den Fehler erkennt. Befüllt man andere Felder, die keine Pflichtfelder sind, müsste man alle abhängigen Felder befüllen, um einen Abbruch zu verhindern. So erkennt man immer wieder Fehler und Lücken in den Daten, die noch geschlossen werden müssen. Von rund 600.000 Materialstammsätzen im Altsystem werden insgesamt nur etwa 15 Prozent „veredelt“ und migriert. Über eine Schnittstelle werden die Daten in S/4Hana auch mit dem PLM-System Windchill überprüft und synchron gehalten.

Saubere Datenbasis sichert Migrationserfolg

Inzwischen sind die Materialkurztexte, die in S/4Hana nur 40 Zeichen enthalten dürfen, zu 80 Prozent definiert. Einige Keyuser arbeiten testweise mit den neuen Daten und stellen fest, dass nun sehr schnell und effizient die gewünschten Bauteile und Informationen gefunden werden. Das MDM-Team hat neue Prozesse zur Materialanlage eingerichtet, an denen alle betroffenen Fachabteilungen beteiligt sind, um die Qualität der Daten zu sichern. Hauser verfügt nun über einen Datenschatz, der zeitaufwendige Suchen, Dubletten und Fehler erspart. In Qualität und Umfang entspricht er den Aufgaben der Automatisierung und Digitalisierung, die das Unternehmen in den kommenden Jahren angehen will. Paul Lung fast zusammen: „Ins Master Data Management muss man viel Zeit und Überlegung investieren, aber es lohnt sich sofort. Die hervorragende Zusammenarbeit mit den kompetenten und freundlichen Beratern von Simus Systems hat viel zu dem erfolgreichen Projektverlauf beigetragen.“

Die Software wird weiterhin für Änderungs- und Pflegearbeiten verwendet. Als nächstes bearbeitet das MDM-Team die rund 3.000 Geschäftspartner-Daten mit einem neuen Modul des Anbieters. Bis zum Herbst soll eine solide Datenbasis für den Go-live mit S/4Hana vorhanden sein. „Im Vorfeld der Migration konnten wir viele Herausforderungen lösen, die sonst einen erfolgreichen Start gefährdet hätten“, bringt es der Teamleiter auf den Punkt.

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